Datenschutzerklärung

Sophia Anne Hildebrandt
Heilpraktikerin
Lilienweg 17
45731 Waltrop
Deutschland

Telefon: +49 174 2464612
E-Mail: info@sophia-hildebrandt.de
Website: sophia-hildebrandt.de

Der Schutz personenbezogener Daten ist mir wichtig. Personenbezogene Daten werden nur verarbeitet, soweit dies zur Bereitstellung dieser Website, zur Kommunikation, zur Terminorganisation, zur Durchführung meiner heilpraktischen Tätigkeit oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden, zu welchen Zwecken dies geschieht, auf welcher Rechtsgrundlage die Verarbeitung erfolgt und welche Rechte betroffene Personen haben.

Je nach Nutzung dieser Website und der angebotenen Kontaktmöglichkeiten können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Name
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse
• Anschrift
• IP-Adresse
• technische Zugriffsdaten
• Kommunikationsinhalte
• Termindaten
• Rechnungs- und Zahlungsdaten
• Angaben im Rahmen von Anfragen
• gesundheitsbezogene Angaben, sofern diese freiwillig übermittelt werden
• Anamnesedaten, Beschwerden, Befunde, Laborwerte oder sonstige Gesundheitsinformationen, sofern diese im Rahmen einer Begleitung oder Vorbereitung erforderlich werden

• Bereitstellung und Sicherheit der Website
• Bearbeitung von Kontaktanfragen
• Terminabstimmung und Terminverwaltung
• Kommunikation per E-Mail, Telefon, Google Meet oder optional WhatsApp Business
• Vorbereitung und Durchführung heilpraktischer Leistungen
• Dokumentation im Rahmen der heilpraktischen Tätigkeit
• Erstellung von Rechnungen
• Erfüllung steuerlicher und gesetzlicher Aufbewahrungspflichten
• IT-Sicherheit und Missbrauchsprävention

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – soweit die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder eines Vertrags erforderlich ist
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – soweit gesetzliche Pflichten bestehen
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – soweit ein berechtigtes Interesse an sicherer, effizienter Kommunikation, Websitebereitstellung und Organisation besteht
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – soweit eine Einwilligung eingeholt wird
• Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO – soweit ausdrücklich in die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten eingewilligt wird
• Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO – soweit die Verarbeitung gesundheitsbezogener Daten für Zwecke der Gesundheitsvorsorge oder Begleitung erforderlich ist

Im Rahmen der heilpraktischen Tätigkeit können besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden. Dazu gehören insbesondere Gesundheitsdaten, Angaben zu Beschwerden, Symptomen, Befunden, Laborwerten, Zyklus, Hormonen, Darmgesundheit, Mikronährstoffen, Kinderwunsch, Anamnesedaten, Begleitplanung und Verlauf.

Gesundheitsdaten werden besonders vertraulich behandelt und nur verarbeitet, soweit dies für die Bearbeitung einer Anfrage, die Vorbereitung oder Durchführung einer Begleitung, die Dokumentation oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist. Bitte übermitteln Sie Gesundheitsdaten nur, wenn dies erforderlich ist und ein geeigneter Kommunikationsweg vereinbart wurde.

Beim Aufruf dieser Website werden aus technischen Gründen Daten verarbeitet, die für die Bereitstellung der Website erforderlich sind. Dazu können insbesondere gehören: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, verwendeter Browser, verwendetes Betriebssystem, Referrer-URL, übertragene Datenmenge sowie Statusmeldungen.

Diese Daten dienen der technischen Bereitstellung, Stabilität und Sicherheit der Website.

Diese Website wird bei einem externen Hostinganbieter betrieben.

Hostinganbieter: Strato GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin
Serverstandort: Frankfurt am Main, Deutschland (EU)

Der Hostinganbieter verarbeitet technische Zugriffsdaten, insbesondere Server-Logfiles. Die Verarbeitung erfolgt zur sicheren und stabilen Bereitstellung der Website, zur Fehleranalyse und zur Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Diese Website ist ausschließlich über eine verschlüsselte HTTPS-Verbindung erreichbar. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie an „https://“ in der Adresszeile des Browsers.

Bitte beachten Sie, dass eine verschlüsselte Websiteverbindung nicht automatisch bedeutet, dass auch jede spätere E-Mail-Kommunikation vollständig verschlüsselt erfolgt.

Wenn Sie das Kontaktformular nutzen, werden Ihr Anliegen, Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse sowie – freiwillig – Ihre Telefonnummer und Ihre Nachricht verarbeitet, um Ihre Anfrage zu beantworten und ein Kennenlerngespräch zu vereinbaren.

Die Angaben werden verschlüsselt (HTTPS) übertragen und anschließend per E-Mail an mein Praxispostfach (Google Workspace, siehe Abschnitt 14) weitergeleitet. Eine Speicherung in einer Datenbank der Website findet nicht statt. Zum Schutz vor Spam enthält das Formular ein für Menschen unsichtbares Feld; es werden keine Dienste Dritter (z. B. CAPTCHA) eingebunden.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Soweit Sie freiwillig gesundheitsbezogene Angaben machen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Bitte senden Sie über das Formular keine Befunde oder Diagnosen.

Wenn Sie per E-Mail, Telefon oder über andere Kommunikationswege Kontakt aufnehmen, werden die von Ihnen mitgeteilten Daten verarbeitet, um Ihre Anfrage zu beantworten und gegebenenfalls weitere Schritte, insbesondere eine Terminvereinbarung, vorzubereiten.

Dabei können insbesondere verarbeitet werden: Name, Kontaktdaten, Inhalt der Anfrage, Zeitpunkt der Kontaktaufnahme, Kommunikationsverlauf sowie gegebenenfalls freiwillig mitgeteilte Gesundheitsdaten.

Rechtsgrundlage ist je nach Inhalt der Anfrage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sowie bei gesundheitsbezogenen Angaben Art. 9 Abs. 2 lit. a oder lit. h DSGVO.

Bitte senden Sie per unverschlüsselter E-Mail keine sensiblen Gesundheitsdaten, Befunde, Laborwerte, Fotos, Diagnosen oder ausführlichen medizinischen Informationen, sofern dies nicht zuvor ausdrücklich abgestimmt wurde. Für sensible Inhalte kann ein geeigneterer Kommunikationsweg vereinbart werden.

Zur Terminvereinbarung und Terminverwaltung werden personenbezogene Daten verarbeitet. Dazu können insbesondere gehören: Name, Kontaktdaten, gewünschter Termin, Terminhistorie, organisatorische Hinweise sowie gegebenenfalls freiwillig mitgeteilte Angaben zum Anliegen.

Kalendereinträge werden möglichst neutral formuliert. Befunde oder konkrete Beschwerdebilder werden grundsätzlich nicht im Kalendertitel oder in allgemein sichtbaren Terminnotizen gespeichert.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit Gesundheitsdaten betroffen sind, erfolgt die Verarbeitung zusätzlich auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. a oder lit. h DSGVO.

Zur Organisation der Praxis, Kommunikation und Terminverwaltung werden Dienste von Google Workspace genutzt: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Je nach Nutzung können insbesondere Gmail, Google Kalender, Google Meet, Google Sheets, Google Drive sowie weitere Google-Workspace-Funktionen eingesetzt werden. Google verarbeitet personenbezogene Daten dabei als Auftragsverarbeiter; es besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit Google.

Gmail: Für die E-Mail-Kommunikation – einschließlich der über das Kontaktformular eingehenden Anfragen – wird Gmail genutzt. Dabei können insbesondere Absender und Empfänger, E-Mail-Adresse, Betreff, Inhalt, Anhänge, Zeitpunkte der Kommunikation sowie technische Metadaten verarbeitet werden.

Google Kalender: Zur Terminverwaltung. Verarbeitet werden insbesondere Name, Termindatum und Uhrzeit, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Terminhinweise sowie organisatorische Informationen.

Google Meet: Für Online-Termine oder Vorabgespräche. Verarbeitet werden insbesondere Name, E-Mail-Adresse, IP-Adresse, technische Verbindungsdaten, Bild- und Tondaten während des Gesprächs, Chatnachrichten sowie Meeting-Metadaten. Online-Termine werden nicht aufgezeichnet, sofern dies nicht ausdrücklich vorher vereinbart wurde.

Google Sheets: Zur organisatorischen Verwaltung von Kontakt- und Organisationsdaten. Gesundheitsdaten werden in Google Sheets nur verarbeitet, wenn dies erforderlich ist, geeignete Zugriffsbeschränkungen bestehen und die Verarbeitung datenschutzrechtlich dokumentiert ist.

Bei der Nutzung von Google-Diensten kann nicht ausgeschlossen werden, dass personenbezogene Daten auch außerhalb der Europäischen Union verarbeitet werden, insbesondere in den USA. Soweit Daten in Drittländer übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage geeigneter Garantien, insbesondere Standardvertragsklauseln oder Angemessenheitsbeschlüssen.

Zusätzlich werden technische und organisatorische Schutzmaßnahmen eingesetzt, insbesondere Zugriffsbeschränkungen, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Datenminimierung sowie – soweit verfügbar – EU-Datenregionen.

Für kurze organisatorische Kommunikation kann optional WhatsApp Business genutzt werden. Anbieter ist WhatsApp Ireland Limited bzw. ein Unternehmen der Meta-Unternehmensgruppe. Dabei können insbesondere Telefonnummer, Profilname, Kommunikationsinhalte, Kommunikationszeitpunkte, technische Metadaten sowie Geräteinformationen verarbeitet werden.

Die Nutzung von WhatsApp Business ist freiwillig. Wenn Sie nicht über WhatsApp kommunizieren möchten, entstehen Ihnen daraus keine Nachteile – E-Mail oder Telefon stehen jederzeit zur Verfügung.

Bitte senden Sie über WhatsApp keine sensiblen Gesundheitsdaten, Befunde, Laborwerte, Fotos, Diagnosen oder ausführliche medizinische Informationen.

Wenn Sie freiwillig gesundheitsbezogene Angaben übermitteln, kann eine ausdrückliche Einwilligung in die Verarbeitung dieser Daten erforderlich sein. Eine Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Kontaktanfragen werden gelöscht, wenn sie abschließend bearbeitet sind und keine gesetzlichen oder vertraglichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Behandlungs-, Rechnungs- und Dokumentationsdaten können aufgrund gesetzlicher, steuerlicher oder berufsbezogener Pflichten länger aufzubewahren sein.

Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nur, wenn dies erforderlich ist, eine Rechtsgrundlage besteht oder eine Einwilligung vorliegt. Empfänger können insbesondere sein:

• Hostinganbieter
• Google Ireland Limited / Google Workspace
• WhatsApp / Meta-Unternehmen bei Nutzung von WhatsApp Business
• Steuerberatung
• Zahlungsdienstleister, falls eingesetzt
• IT-Dienstleister
• gesetzlich berechtigte Stellen, sofern eine Pflicht zur Herausgabe besteht

Soweit externe Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag verarbeiten, werden diese auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung eingesetzt.

Diese Website setzt keine Cookies und verwendet keine vergleichbaren Technologien zur Speicherung von Informationen auf Ihrem Endgerät. Ein Cookie-Banner ist daher nicht erforderlich.

Die verwendeten Schriftarten (Cormorant Garamond, Jost) werden lokal vom Server dieser Website ausgeliefert. Es erfolgt keine Verbindung zu Google-Servern; insbesondere wird keine IP-Adresse an Google übertragen.

Auf dieser Website werden keine Trackingtools wie Google Analytics, Meta Pixel oder vergleichbare Marketing- und Analysewerkzeuge eingesetzt. Es wird kein Newsletter und keine Warteliste angeboten. Sollte sich dies ändern, wird diese Datenschutzerklärung entsprechend angepasst.

Links zu Social-Media-Profilen sind einfache Verlinkungen. Beim Besuch dieser Website werden dadurch keine Daten an die jeweiligen Plattformen übertragen. Erst wenn Sie einen entsprechenden Link anklicken, verlassen Sie diese Website.

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft
• Recht auf Berichtigung
• Recht auf Löschung
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Recht auf Datenübertragbarkeit
• Recht auf Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung
• Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine Nachricht an info@sophia-hildebrandt.de.

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die bis zum Widerruf auf Grundlage der Einwilligung erfolgt ist, bleibt unberührt.

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für Nordrhein-Westfalen:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf
www.ldi.nrw.de

Zum Schutz personenbezogener Daten werden angemessene technische und organisatorische Maßnahmen eingesetzt, insbesondere:

• HTTPS-Verschlüsselung der Website
• Zugriffsbeschränkungen und rollenbasierte Berechtigungen
• Zwei-Faktor-Authentifizierung für Google-Konten
• Datenminimierung und datensparsame Kalender- und Tabellenstrukturen
• Regelmäßige Prüfung von Freigaben
• Sichere Passwörter
• Getrennte Speicherung sensibler Daten, soweit möglich
• Lösch- und Aufbewahrungskonzepte

Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich die eingesetzten Dienste, Verarbeitungsprozesse oder rechtlichen Anforderungen ändern.

Stand: November 2026